- Zespół Szkół Mistrzostwa Sportowego Szkoł Podstawowa Nr 1
- uczennice klasy IV TB: Sylwia Sokólska, Izabela Zalewska
Garść cennych informacji uzyskanych od pani Niny Puczko – sekretarki Szkoły Podstawowej Nr 1 chcemy przekazać młodszym koleżankom i kolegom. Wiedzę zdobytą w szkole na przedmiocie „Podstawy biurowości” uzupełniłyśmy bardzo ciekawą jednodniową praktyką w sekretariacie. Właściwości psychologiczne osoby zatrudnionej na stanowisku sekretarki:
• kreowanie i podtrzymywanie pozytywnych stosunków interpersonalnych,
• twórcze rozwiązywanie sytuacji konfliktowych,
• obowiązkowość, sumienność, punktualność, zmysł organizacyjny,
• lojalność w stosunku do szefa i kolegów,
• kultura osobista i odpowiednia prezencja,
• dyskrecja, dyplomacja, takt i opanowanie, odporność na stres,
• dobra pamięć, koncentracja i podzielność uwagi,
• pewność siebie, dyspozycyjność,
• dobry stan zdrowia.
W tym zawodzie nie powinny pracować osoby konfliktowe.
Najważniejsze zadania sekretarki:
• gromadzenie i przechowywanie informacji,
• wykonywanie prac administracyjno – biurowych,
• przyjmowanie interesantów i załatwianie ich spraw,
• samodzielne prowadzenie korespondencji,
• przyjmowanie, segregowanie i przekazywanie korespondencji,
• redagowanie krótkich pism,
• zapisywanie pism dyktowanych przez szefa,
• uczestniczenie w planowaniu prac szefa,
• przyjmowanie i łączenie telefonów,
• prowadzenie kontroli terminów,
• prowadzenie i przechowywanie akt,
• przygotowanie i obsługa konferencji, zebrań i odpraw,
• gospodarowanie materiałami biurowymi,
• gromadzenie i przygotowywanie materiałów dla szefa,
• przygotowywanie poczęstunków
Wyposażenie, sprzęt i meble biurowe:
. biurko (nie powinno być ustawione tyłem do drzwi),
. komputer, drukarka, ksero, skaner
. szafy do przechowywania akt i pomocy biurowych,
. szafa ubraniowa,
. szafka na naczynia,
. środki łączności (telefon, telefaks powinny być w zasięgu ręki),
. szafa pancerna do przechowywania pieczęci, ważnych dokumentów lub pieniędzy, jeśli
w sekretariacie dokonuje się rozliczeń pieniężnych.
|
